Od 1 lutego przewoźnicy mają obowiązek wysyłania wystawianych faktur do KSeF, czyli Krajowego Systemu e-Faktur. W KOLEO większość dzieje się automatycznie, ale są zmiany przez które przeprowadzimy Cię w poniższym artykule.
Jak wygląda wystawienie faktury krok po kroku?
Klikasz „Wystaw fakturę” i… chwilę czekasz
Po kliknięciu przycisku faktura generuje się przez moment, potem czeka na nadanie numeru w KSeF i może to potrwać: od 2 do 5 minut u większości przewoźników lub nawet kilka godzin w przypadku PKP Intercity.
Gdy tylko KSeF nada numer faktura jest gotowa do pobrania w Twoim panelu, dodatkowo jest też dostępna bezpośrednio w KSeF.
Zwrot albo wymiana biletu? Korekta zrobi się sama
Jeśli zwrócisz lub wymienisz bilet, do którego była wystawiona faktura: faktura korygująca wygeneruje się automatycznie w KOLEO i zostanie wysłana do KSeF, jeśli w grę wchodzi odstępne, pojawi się też nota księgowa. Fakturę korygującą znajdziesz w swoim panelu biletów przy archiwalnym bilecie.
Dodatkowo:
- w przypadku faktur wystawionych przez przewoźników innych niż PKP Intercity, dokument zostanie również przesłany e-mailem,
- w przypadku PKPIC faktury nie są wysyłane e-mailem i są dostępne wyłącznie w panelu użytkownika oraz w KSeF.
Wyjątki i sytuacje szczególne
Nie wszystkie bilety i faktury działają dokładnie tak samo. Są przypadki, w których proces generowania faktury może wyglądać inaczej niż standardowo. Poniżej wyjaśniamy najczęstsze sytuacje, na które warto zwrócić uwagę, abyś wiedział, czego się spodziewać i jak postępować.
Faktura na osobę fizyczną
Co do zasady, faktury na osoby fizyczne (bez NIPu) nie są wysyłane do KSeF i są gotowe do pobrania po ok. 1–2 minutach od kliknięcia „Wystaw fakturę”. Wyjątkiem jest PKP Intercity, w tym przypadku faktury na osoby fizyczne są wysyłane do KSeF, tak jak pozostałe faktury.
Aby wystawić taką fakturę, podczas uzupełniania danych należy wpisać imię i nazwisko w polu „nazwa firmy”, a pole NIP pozostawić puste.
Podmioty zagraniczne
Faktury wystawiane na firmy spoza Polski również są wysyłane do KSeF, tak jak standardowe faktury na polskie podmioty.
Dodatkowe wyjątki dotyczące wybranych przewoźników
- RegioJet – faktury są generowane w systemie RegioJet i nie są wysyłane do KSeF. Powinny być dostępne do pobrania po ok. 1–2 minutach od wygenerowania.
- LEO Express oraz FlixBus – faktury nie są dostępne do wygenerowania w KOLEO W celu ich uzyskania należy skontaktować się z Obsługą Klienta pod adresem pomoc@koleo.pl
Nie widzisz przycisku „Wystaw fakturę”?
To zwykle oznacza jedną z dwóch możliwych sytuacji:
- Minął termin
Fakturę można wystawić tylko do 15. dnia miesiąca po miesiącu zakupu biletu - Twój bilet już jest fakturą
Od 1 lutego 2026 r. część przewoźników traktuje niektóre bilety (głównie jednorazowe) jako faktury.
Bilet elektroniczny jednorazowy wydany na dowolną odległość zawierający dane:- 1) nazwę i numer identyfikacji podatkowej sprzedawcy (NIP);
- 2) numer i datę wystawienia biletu;
- 3) rodzaj usługi;
- 4) kwotę należności wraz z podatkiem;
- 5) kwotę podatku,
- Dotyczy to następujących przewoźników:
- Arriva
- POLREGIO
- Koleje Mazowieckie
- Koleje Wielkopolskie
Do biletów spełniających wymogi faktur, czyli zawierających te dane, nie wystawiane są dodatkowe dokumenty w postaci faktur VAT. Wystarczy, że w księgowości przedstawisz swój bilet.
Co jeśli faktura „wisi” i nie da się jej pobrać?
Jeżeli minęło sporo czasu, a faktura nadal nie jest dostępna, możliwe, że w danych jest błąd (np. niepoprawny NIP), w związku z czym KSeF nie może przetworzyć takiej faktury i nadać jej numeru. W takiej sytuacji warto sprawdzić dane albo skontaktować się z obsługą, a my pomożemy namierzyć problem ☺
Podsumowanie o KSeF w KOLEO
- Od 1 lutego wszystkie faktury trafiają do KSeF.
- Czas oczekiwania na wystawienie FV może wynosić od kilku minut do kilku godzin
- Korekty robią się automatycznie przy zwrotach i wymianach.
- Są wyjątki dla osób fizycznych bez NIP i dla biletów, które same są już fakturą.
- Jeśli coś się długo nie pojawia najczęściej winne są dane – niepoprawne lub niekompletne.
Wiemy, że to spora zmiana i mała rewolucja w codziennym rozliczaniu biletów.
Dlatego w KOLEO robimy wszystko by cały proces był dla Ciebie jak najbardziej prosty i zautomatyzowany. A jeśli coś pójdzie nie tak, jesteśmy tu, żeby pomóc ☺
